Política de privacidad

1. Prólogo

El respeto de la privacidad y la protección de los datos personales son principios fundamentales en el Centre des femmes de Montréal-Est/Pointe-aux-Trembles - Maison Gisèle Pomerleau (en adelante, «el Centro»). De conformidad con la Ley 25, el Centro se compromete a adoptar prácticas rigurosas y éticas en materia de recopilación, gestión, conservación, destrucción y divulgación de datos personales.

Esta política se aplica a todas las personas relacionadas con las actividades del Centro y de la Maison Gisèle Pomerleau (MGP): miembros, participantes, empleadas, administradoras, voluntarias, becarias, colaboradoras y cualquier otra persona presente en nuestras instalaciones.

También tiene como objetivo dar a conocer las medidas implementadas para tratar las quejas e incidentes relacionados con la protección de la información personal.

2. Definiciones

Trabajadores/trabajadoras: cualquier persona que trabaje en el Centro, ya sea remunerada o no (empleados, subcontratistas, voluntarios, becarios, etc.). Participantes, clientes, mujeres alojadas: cualquier mujer que facilite información personal al Centro en el marco de su participación en una actividad, un servicio (incluido el servicio de alojamiento) o un evento.

Información personal: cualquier información, independientemente de su forma (verbal, escrita, visual, digital, etc.), que permita identificar a una persona física, como el nombre, la dirección, el número de teléfono, la información médica, etc.

Confidencialidad: Principio destinado a restringir el acceso a la información personal únicamente a las personas autorizadas.

Incidente de confidencialidad: cualquier acceso, uso, comunicación o pérdida no autorizados de información personal, o cualquier violación de su seguridad.

Registro de incidentes de confidencialidad: Documento en el que se registran todos los incidentes, incluyendo la naturaleza, la fecha, las personas afectadas, la evaluación del riesgo de perjuicio y las medidas correctivas adoptadas.

Riesgo de perjuicio grave: riesgo de daño significativo a una persona afectada, analizado en función de la naturaleza de la información comprometida, las posibles consecuencias y la probabilidad de un uso malintencionado.

3. Obligación de confidencialidad

Todas las personas relacionadas con el Centro se comprometen formalmente a respetar la confidencialidad de la información personal a la que tienen acceso. Este compromiso puede figurar en el contrato de trabajo, en un acuerdo separado o en cualquier otro formato adecuado.

Esta obligación seguirá vigente incluso después de que finalice la relación con el Centro.

4. Recopilación y uso de información personal

El Centro recopila únicamente la información necesaria para el ejercicio de sus servicios, y lo hace directamente de la persona interesada, salvo en los casos previstos por la ley o con la autorización escrita de esta.

La información personal puede utilizarse para:

• Gestionar las inscripciones y la participación en servicios, actividades o eventos.
• Mantener los expedientes administrativos del personal y los voluntarios.
• Cumplir con los requisitos legales o contractuales (por ejemplo, fiscalidad, seguros, etc.)

En el marco de los servicios de alojamiento ofrecidos por la Maison Gisèle Pomerleau, el Centro también recopila información personal que permite evaluar la elegibilidad de las mujeres y sus hijos para acceder a una vivienda, como la situación conyugal o familiar, las necesidades en materia de seguridad, confidencialidad y salud, así como cualquier otra información pertinente para el acompañamiento y la oferta de un alojamiento seguro y adaptado. Esta información se trata con la máxima confidencialidad y solo se utiliza con fines de admisión y prestación de servicios de alojamiento.

5. Conservación y seguridad de la información personal

La directora general del Centro es la persona designada como responsable de la protección de datos personales (RPD). Sus funciones son las siguientes:

• Mantener actualizado el registro de incidentes de confidencialidad.
• Autorizar el acceso a la información personal según las responsabilidades de los miembros del equipo.
• Garantizar la seguridad física y digital de la información conservada.

Los miembros del personal que tengan acceso a información personal deben:

• Asegurarse de que esta información esté protegida contra daños físicos y accesos no autorizados.
• Proteger todos los documentos digitales que contengan información personal (especialmente los almacenados en soportes extraíbles) mediante contraseñas seguras y actualizadas periódicamente, especialmente cuando se produzcan cambios de personal.
• Conservar los documentos en formato papel en archivadores cerrados con llave o en cualquier otro lugar seguro que cumpla con las normas internas del Centro.

Cualquier incidente relacionado con la confidencialidad debe comunicarse inmediatamente a la dirección, para que se consigne en el registro y se tomen medidas para reducir los riesgos de perjuicio y evitar que se repitan incidentes similares. Los incidentes se conservan en el registro durante un periodo mínimo de cinco años a partir de la fecha en que se detectaron.

La dirección evalúa la gravedad de cada incidente. En caso de riesgo de perjuicio grave, informa a la Comisión de Acceso a la Información y a todas las personas afectadas.

El Centro también debe obtener de sus proveedores de servicios tecnológicos un compromiso formal de preservar la confidencialidad y la seguridad de la información personal, incluida la obligación de notificar cualquier incidente relacionado con la confidencialidad.

Aprobada por el consejo de administración el: 12 de junio de 2024